5s Là Gì

Triết lý của 5S thể hiện cách thức tập trung và tư duy tổ chức, quản lý không gian làm việc tốt hơn, cụ thể là bằng cách loại bỏ 8 điều lãng phí theo định nghĩa của hệ thống Sản xuất Tinh gọn. Ứng dụng đơn giản của nó mang lại hiệu quả cao và đáng tin cậy như một động lực ổn định trong các chiến lược Tinh gọn.

5S Là Gì?

5S là một hệ thống tổ chức để công việc có thể được thực hiện một cách hiệu quả và an toàn. Hệ thống này tập trung vào việc phân loại mọi thứ theo một quy tắc nhất định và giữ cho nơi làm việc gọn gàng, sạch sẽ, giúp mọi người thực hiện công việc của mình dễ dàng hơn mà không mất thời gian lãng phí đồng thời đảm bảo an toàn. 5 chữ S trong 5S lần lượt là:

  • Sàng lọc - Sort

  • Sắp xếp - Set in order

  • Sạch sẽ - Shine

  • Săn sóc - Standardize

  • Sẵn sàng - Sustain

Nguồn Gốc Của 5S - 5S & Sản Xuất Tinh Gọn

5S bắt đầu như một phần của Hệ thống Sản xuất Toyota (TPS) , phương pháp sản xuất được các nhà lãnh đạo tại Công ty Ô tô Toyota bắt đầu vào đầu và giữa thế kỷ 20. Hệ thống này, thường được gọi là Sản xuất tinh gọn ở phương Tây, nhằm mục đích tăng giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng. Điều này thường được thực hiện bằng cách tìm và loại bỏ các yếu tố lãng phí, không cần thiết từ các quá trình sản xuất.

Sản xuất tinh gọn liên quan đến việc sử dụng nhiều công cụ như 5S, kaizen , kanban , jidoka , heijunka và poka-yoke. 5S được coi là một phần nền tảng của Hệ thống Sản xuất Toyota vì khi nơi làm việc chưa được ở trạng thái sạch sẽ, có tổ chức thì việc đạt được kết quả tốt nhất quán là điều khó khăn. Một không gian bừa bộn, lộn xộn có thể dẫn đến sai lầm, sản xuất chậm lại và thậm chí là tai nạn, tất cả đều làm gián đoạn hoạt động và tác động tiêu cực đến công ty. Bằng cách tổ chức có hệ thống, khả năng sản xuất của một công ty sẽ diễn ra đúng như mong muốn.

Hướng Dẫn Chi Tiết Áp Dụng 5 Bước 5S

Dưới đây là các bước để tiến hành quy trình 5S:

Sàng lọc - Sort

Trong bước đầu tiên này, người lao động sắp xếp mọi thứ trong không gian làm việc thành hai phần: những thứ cần thiết và những thứ không cần thiết. Một số sử dụng phương pháp là “ gắn thẻ đỏ ” trong đó mọi mục không cần thiết cho một quy trình đều được gắn thẻ đỏ. Các mục này được đặt sang một bên và được tiến hành đánh giá sau. Bước này loại bỏ những thứ không an toàn và lộn xộn.

Giai đoạn sàng lọc là bước đầu tiên để sử dụng không gian hiệu quả hơn bằng cách dọn sạch các vật dụng không cần thiết và sự lộn xộn khiến bạn phân tâm khi thực hiện công việc.

Quá trình sàng lọc bao gồm:

  • Loại bỏ mọi thứ không cần thiết trong văn phòng.

  • Loại bỏ hoặc giảm bớt bất kỳ thứ gì có thể làm xáo trộn quy trình làm việc.

  • Loại bỏ tất cả những thứ không sử dụng: Việc sắp xếp cũng bao gồm loại bỏ tất cả máy móc không sử dụng, công cụ không cần thiết, tài liệu giấy.

Khi thực hiện Sort bạn có thể tự giải đáp những câu hỏi sau:

  • Mục đích của máy móc, công cụ hoặc thiết bị này là gì?

  • Nhân viên sử dụng nó là ai?

  • Họ sử dụng nó thường xuyên như thế nào?

  • Lần cuối cùng nó được sử dụng là khi nào?

Bằng cách sàng lọc mọi thứ đúng cách, bạn đạt được các mục tiêu sau:

  • Tăng không gian hữu ích.

  • Giữ cho bàn làm việc nơi làm việc sạch sẽ.

  • Cải thiện sự an toàn của không gian làm việc của bạn.

  • Cải thiện không gian làm việc của bạn.

  • Giảm thời gian mất công tìm kiếm các đồ vật cần thiết.

  • Khuyến khích thường xuyên làm sạch và tái chế các vật dụng.

  • Mục đích chính của chữ “s” đầu tiên là sắp xếp những thứ có giá trị khỏi đống lộn xộn và loại bỏ cái cũ không sử dụng. 

Sắp xếp - Set in order

Người lao động sắp xếp các vật dụng dựa trên mục đích sử dụng, với các vật phẩm cần thiết thường xuyên được giữ gần hơn trong tầm tay. Mỗi mục vượt qua giai đoạn sàng lọc đều được cung cấp không gian lưu trữ. Trong một số trường hợp, người lao động có thể sử dụng nhãn mã màu để dễ dàng xác định không gian lưu trữ.

Giai đoạn sắp xếp tạo ra một không gian làm việc tiện lợi, có tổ chức và gọn gàng, nơi nhân viên có những thứ họ cần trong tầm tay và biết mọi vật dụng được lưu trữ ở đâu. Điều này tạo ra một môi trường làm việc ít căng thẳng hơn.

Sắp xếp có nghĩa là sắp xếp tất cả các mục sao cho chúng dễ dàng tìm thấy và đưa vào sử dụng. Ví dụ, đảm bảo rằng tất cả các dụng cụ càng gần với người lao động càng tốt để họ không mất thời gian lấy chúng.

Set in order cũng yêu cầu bạn duy trì sự an toàn tối đa tại nơi làm việc, với mục tiêu làm cho quy trình làm việc trôi chảy nhất có thể và bảo vệ mọi người an toàn trong khi làm việc đó. 

Ba khía cạnh chính của Set in order là:

  • Chỉ định các vị trí cố định cho cho mọi thứ theo nhóm phù hợp;

  • Sử dụng nhãn, danh sách kiểm tra, v.v. để dễ dàng tìm thấy và trả lại tại chỗ khi sử dụng xong;

  • Đảm bảo các công cụ ở gần nhau để quy trình làm việc trôi chảy nhất có thể;

Trong 5S, các công cụ trực quan là bắt buộc và thường được sử dụng là bảng Kanban, băng đánh dấu sàn, nhãn, biển báo và thẻ đỏ, xốp hộp dụng cụ, thùng đồng phục, giá đỡ, đèn LED và bảng hiệu.

Sạch sẽ - Shine

Sau khi sắp xếp không gian lưu trữ, sự lộn xộn đã biến mất bạn cần đảm bảo sự sạch sẽ bằng cách dọn dẹp. Sau khi vệ sinh kỹ lưỡng ban đầu, công nhân cần tiến hành vệ sinh hằng ngày. Điều này duy trì lợi nhuận đạt được trong các giai đoạn sắp xếp. Vệ sinh bao gồm khu vực bảo quản, máy móc, thiết bị, dụng cụ và bề mặt làm việc.

Giai đoạn sạch sẽ tạo ra một môi trường dễ chịu hơn cho nhân viên không còn phải chống chọi với bụi bẩn và sự lộn xộn. Làm sạch khu vực làm việc hàng ngày cũng sẽ khiến mức độ yêu thích của nhân viên đối với phương pháp 5S cao hơn.

Shine yêu cầu thường xuyên dọn dẹp không gian làm việc, ngăn ngừa mọi hư hỏng của thiết bị và duy trì một nơi làm việc dễ chịu. Bất kỳ sai lệch hoặc trục trặc nào tại nơi làm việc (mọi thứ không đúng vị trí, máy móc bị hỏng, v.v.) phải dễ dàng nhận ra trong vài giây để chúng có thể được sắp xếp lại trật tự. Mục tiêu ở đây là làm cho tất cả các công cụ, thiết bị và vật dụng tại nơi làm việc trông mới hoặc gần như mới. Bằng cách tuân theo nguyên tắc Shine, đơn giản là bạn phải luôn giữ cho nơi làm việc hay không gian cá nhân của mình sạch sẽ và gọn gàng. 

Những lợi ích chính của Shine mang lại là:

  • Có một môi trường sạch sẽ và dễ chịu để làm việc;

  • Phòng ngừa sai sót;

  • Độ an toàn cao hơn trong môi trường làm việc;

Các tiêu chuẩn nên được viết ra dưới dạng các quy trình vận hành tiêu chuẩn và nên sử dụng các công cụ như danh sách kiểm tra, biển báo trực quan và lời nhắc để đảm bảo mọi người đều tuân theo các hướng dẫn giống nhau và giữ cho không gian sạch sẽ và ngăn nắp nhất có thể. 

Săn sóc - Standardize

Standardize liên quan đến việc tạo ra các cách để duy trì ba bước đầu tiên. Nhân viên tham gia vào việc tạo ra một bộ tiêu chuẩn sẽ chi phối việc duy trì không gian làm việc trong tương lai. Khi những bước trên trở thành một thói quen, tất cả những thói quen không tốt cũ sẽ biến mất. Tuy nhiên, điều này có thể đòi hỏi sự giám sát và áp dụng trước khi trở thành một thói quen. Giai đoạn Standardize lấy tiến trình và những thay đổi trong hành vi từ ba bước đầu tiên và biến chúng thành quy trình chuẩn.

Standardize là tất cả về xây dựng một nền văn hóa đáng chú ý và duy trì trật tự và kỷ luật ở nơi làm việc. 

  • Thiết lập văn hóa mọi người hoàn thành công việc mà không bị yêu cầu làm như vậy;

  • Cung cấp đào tạo thường xuyên;

  • Yêu cầu mức độ kỷ luật cao;

  • Thực hiện kiểm tra thường xuyên và đánh giá hiệu suất.

Phương pháp 5S thường được sử dụng nhiều nhất tại nơi làm việc, đặc biệt là trong các công ty áp dụng các nguyên tắc sản xuất tinh gọn. Nhưng nó cũng có thể được sử dụng trong cuộc sống cá nhân của bạn để đạt được hiệu quả cao hơn trong cuộc sống cá nhân.

Sẵn sàng - Sustain

Trong Sustain, mục tiêu là tuân thủ các quy tắc mới. Người lao động giữ nguyên các tiêu chuẩn mới và thực hành 4 bước đầu tiên mỗi ngày cho đến khi chúng trở nên tự nhiên nhất khi hoạt động - thói quen. Bước cuối cùng này thường khá khó khăn. Tuy nhiên, nếu không duy trì hệ thống mới, tất cả chi phí và nỗ lực dành cho việc tạo ra nó sẽ trở nên vô nghĩa. 

Mặc dù không phức tạp, nhưng hệ thống 5S đưa ra những thách thức trong cả việc thực hiện các bước và duy trì thực hành. Đưa 5S vào áp dụng không chỉ có thể giúp mọi người bớt căng thẳng và làm việc hiệu quả hơn, mà còn cải thiện an toàn tại nơi làm việc và giảm thời gian đào tạo cho nhân viên mới.

Cách Sử Dụng Hệ Thống 5S Để Trở Nên Hiệu Quả Hơn Trong Cuộc Sống Cá Nhân Của Bạn

Hệ thống 5S là một cách toàn diện và thiết thực để tổ chức không gian làm việc. 5S cung cấp môi trường sản xuất tinh gọn hơn so với môi trường sản xuất phức tạp. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể cân nhắc một vài ý tưởng về cách hệ thống 5S có ​​thể được sử dụng bên ngoài nơi làm việc - tại nhà của bạn hay không gian cá nhân của bạn:

Sàng lọc - Sort - Bạn có thể sẽ không cần thứ đó vào một ngày nào đó

Hãy loại bỏ tất cả những thứ lộn xộn và lãng phí và chỉ giữ lại những thứ mang lại giá trị. Có nhiều lý do khiến mọi người luôn bừa bộn trong nhà của họ, từ suy nghĩ “có thể một ngày nào đó tôi sẽ cần nó”.

Dưới đây là một số ý tưởng cho bước Sàng lọc - Sort:

  • Vứt, bán hoặc cho đi mọi thứ bạn không sử dụng trong ba tháng qua;

  • Loại bỏ tất cả những thứ bạn không thích nhưng đang giữ lại vì lý do tình cảm (quà lưu niệm, v.v.);

  • Giảm số lượng tất cả những thứ mà bạn khiến bạn tốn rất nhiều tiền để mua nhưng lại không thực sự cần thiết;

  • Sắp xếp không gian nhà của bạn theo cách mà bạn có thể dễ dàng hoàn thành công việc (nấu ăn, v.v.);

  • Giảm sự lộn xộn bằng cách có ít kệ, tủ quần áo hơn, v.v;

  • Đơn giản hóa lối sống của bạn và trở thành một người tối giản;

  • Sắp xếp theo thứ tự - Giữ môi trường xung quanh của bạn ngăn nắp;

Sắp xếp - Set in order - Loại bỏ mọi sự lộn xộn

Sau khi bạn loại bỏ tất cả sự lộn xộn, bước tiếp theo là sắp xếp những gì bạn có theo thứ tự. Ý tưởng đằng sau việc sắp xếp mọi thứ theo thứ tự là có thể quản lý cuộc sống hàng ngày của bạn suôn sẻ nhất có thể để, bạn không phải tìm kiếm mọi thứ, liên tục di chuyển chúng từ nơi này sang nơi khác hoặc tốn quá nhiều thời gian dành cho việc di chuyển nó.

Dưới đây là một vài ý tưởng:

Giữ càng nhiều vật dụng (cần thiết) càng tốt ở cùng một nơi, đặc biệt là chìa khóa và những thứ bạn sử dụng hàng ngày;

Đặt những thứ mà bạn thường sử dụng trong tầm với. Bạn càng sử dụng một món đồ thường xuyên thì càng nên gần không gian làm việc (quầy bếp, bàn làm việc, v.v.).;

Để các vật dụng khuyến khích lối sống lành mạnh, như trái cây, rau, thiết bị tập thể dục, trò chơi trên bàn gia đình, v.v. ở những nơi dễ thấy và dễ lấy; và những thứ như đồ ăn vặt, điều khiển từ xa, trò chơi điện tử, v.v. ở càng xa càng tốt (hoặc hoàn toàn loại bỏ). 

Sạch sẽ - Shine - Thường xuyên bảo trì những thứ bạn sở hữu để chúng bền và có thời gian sử dụng lâu hơn

Shine là một nguyên tắc rất đơn giản và là một thực tế quan trọng của việc quản lý tài nguyên đúng cách. Bạn có thể kéo dài tuổi thọ của những thứ bạn sở hữu bằng cách bảo trì thường xuyên. 

Sẽ tốt hơn nếu sở hữu ít thứ hơn và bảo quản chúng đúng cách hơn là sở hữu hàng ngàn món đồ mà bạn bỏ quên hoặc không có thời gian để bảo trì. 

Dưới đây là vài ví dụ:

  • Mang máy móc và thiết bị đến chuyên gia bảo trì thường xuyên theo lịch trình;

  • Thường xuyên lau chùi mọi thứ và đảm bảo chúng luôn sạch sẽ(màn hình máy tính, sàn và quầy, v.v.);

  • Bảo vệ các vật dụng bạn sở hữu bằng hộp đựng, cặp, nhựa bảo vệ, v.v;

  • Khi mọi thứ bị hỏng, hãy sửa chữa chúng ngay lập tức;

  • Khi bạn đang dọn dẹp, hãy chú ý đến các vật dụng của bạn và vứt bỏ mọi thứ bạn không cần.

Săn sóc - Standardize - Cam kết có trật tự và không ngừng chăm sóc môi trường của bạn

Săn sóc môi trường của bạn không phải là một hành động một lần, mà là một quá trình liên tục. Bạn phải liên tục cải tiến hệ thống về cách bạn tổ chức mọi thứ và tuân theo những quy tắc này một cách nhất quán. Với 5S, bạn đặt ra các tiêu chuẩn và quy trình, sau đó bạn cam kết thực hiện và giữ kỷ luật. 

Dưới đây là một số mẹo cuối cùng để đảm bảo rằng bạn đạt tiêu chuẩn cho bước săn sóc - standardize tại nhà:

  • Tự động làm mọi việc mà không trì hoãn;

  • Đảm bảo rằng những người khác trong môi trường của bạn đáp ứng các cam kết và họ làm những việc mà bằng cách thiết lập một nền văn hóa phù hợp;

  • Thực hiện dọn dẹp thường xuyên (dọn dẹp nhà cửa hàng tuần, dọn dẹp hàng quý, v.v.);

  • Giữ kỷ luật và môi trường của bạn ngăn nắp và có tổ chức.

Sẵn sàng - Sustain - Áp dụng và biến thành thói quen

Bây giờ bạn đã phác thảo được chi tiết quy trình, đã đến lúc áp dụng phương pháp 5S vào thực tế. Tuân theo quy trình tương tự tại nơi làm việc sẽ đồng nghĩa với việc tăng năng suất làm việc và hiệu quả trong cuộc sống cá nhân của bạn. 

Lợi Ích Của 5S Là Gì?

Dưới đây là một số lợi ích khi doanh nghiệp, tổ chức áp dụng 5S trong quy trình làm việc:

  • Loại bỏ những thứ không cần thiết;

  • Chất lượng cao hơn, tăng năng suất;

  • Sự hài lòng của nhân viên cao hơn;

  • Môi trường làm việc an toàn hơn;

  • Giảm chi phí và cải thiện lợi nhuận.

Bản chất cạnh tranh của hoạt động đòi hỏi chúng ta phải có những kỷ luật của 5s. Chưa kể các lợi ích về tài chính, an toàn, tinh thần và năng suất làm việc.

Một khi bạn trải nghiệm cảm giác tốt như thế nào khi hoạt động trong một môi trường sạch sẽ và ngăn nắp , việc tuân theo phương pháp 5S trở thành một phần quan trọng trong cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của bạn. Hãy thử sort, set in order, shine, standardize và sustain; Bạn sẽ thấy cảm giác này rất tuyệt, cho dù đó là ở văn phòng, cơ sở sản xuất hay ở nhà! Chúc bạn có thể áp dụng thành công 5S tại bất cứ môi trường hay khía cạnh nào trong cuộc sống để đạt được hiệu quả tốt nhất!

DBK VIỆT NAM, https://dbk.vn/5s-la-gi.html,
21/15 đường số 17
Thu Đuc, HCM, 700000
Việt Nam
+84919219111