Khi làm việc tại các công ty, doanh nghiệp, đối với bất kỳ công việc, dự án, vị trí… nào đều đưa ra các yêu cầu về KPI. Vậy KPI là gì? Cách xây dựng KPI như thế nào? Cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết này nhé!
Nhiều bạn đã nghe tới KPI rất nhiều trong quá trình triển khai, thực hiện công việc. Tuy nhiên, chính xác KPI là gì thì không phải ai cũng biết rõ?
KPI là viết tắt của từ cụm từ Key Performance Indicator trong Tiếng Anh. KPI là công cụ đo lường, đánh giá mức độ hiệu quả công việc của các cá nhân, bộ phận, tổ chức nào đó. Nó là công cụ đắc lực, giúp các nhà quản lý cụ thể hóa chiến lược thành các mục tiêu, chương trình hành động cho từng lĩnh vực, bộ phận và cá nhân.
Các lĩnh vực, bộ phận có thể về nhân sự, thời gian làm việc, lương, tài chính, quảng cáo, hoạt động cải tiến, đánh giá công việc… Chính vì vậy, KPI có thể là công cụ đắc lực cho nhiều mục đích khác nhau, từ việc tự quản lý các công việc của cá nhân, nhóm cho tới việc quản lý hệ thống nhiệm vụ của một công ty, doanh nghiệp, tổ chức.
Nói một cách dễ hiểu hơn thì KPI chính là mục tiêu, là cái đích mà một cá nhân, nhóm, tổ chức nào đó cần đạt được khi thực hiện các công việc, nhiệm vụ.
.jpg)
Chỉ số này được thể hiện thông qua các số liệu, chỉ tiêu định lượng, tỷ lệ; từ đó phản ánh mức độ hiệu quả hoạt động của người, tổ chức thực hiện công việc. Tùy từng vị trí công việc, từng bộ phận, từng công ty mà chỉ số KPI sẽ có các chỉ số đánh giá hiệu quả khác nhau để phản ánh đúng nhất chất lượng công việc của cá nhân, bộ phận đó.
Thông thường, để có thể đánh giá mức độ hiệu quả thông qua chỉ số KPI, ở mỗi vị trí công việc, chức danh đều sẽ có một bản kế hoạch và mô tả công việc hàng tháng. Các nhà quản lý sẽ căn cứ vào bản mô tả này để đánh giá về các chỉ số; từ đó có mức thương, phạt cụ thể cho từng cá nhân, nhóm, tổ chức thực hiện.
KPI có vai trò rất quan trọng đối với quá trình quản lý. Chỉ số này giúp các cá nhân, nhóm nắm bắt rõ ràng mục tiêu trong thực hiện công việc. Bên cạnh đó, KPI cũng góp phần khiến công việc được vạch ra một cách rõ ràng, minh bạch hơn.
Về cơ bản, KPI có thể phân thành hai loại gồm: KPI đi liền với những mục tiêu có tính chiến lược và KPI đi liền với những mục tiêu có tính chiến thuật. Cụ thể, từng loại KPI có đặc điểm như sau:
Những KPI này là những KPI có sự tác động trực tiếp tới vấn đề sống còn của công ty, doanh nghiệp. Các KPI này gồm: tiền, market share và profit.
Giả sử, mức KPI chiến lược của một công ty cần phải đạt được là 10 tỷ/ tháng và 120 tỷ/năm. Nếu không đạt được mức doanh số này thì công ty rất có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
Đây là những KPI có tính chất chẻ nhỏ nhằm góp phần đạt được hoặc tới gần hơn với KPI mang tính chiến thuật.
Giả sử, KPI cho nhóm Social của một công ty là 150,000 engagements. Nếu con số này có đạt được cũng chưa thể đảm bảo mức KPI theo doanh số của công ty, nhưng nó góp phần hiện thực hóa KPI doanh số cùng với các KPI khác.
.jpg)
Trong phần trên của bài viết, chúng tôi đã cùng bàn tìm hiểu KPI là gì? Trong phần này của bài viết, chúng tôi sẽ chia sẻ về vai trò của KPI.
KPI có vai trò quan trọng đối với việc phát triển của doanh nghiệp nói chung và nhân viên nói chung, thông qua việc đặt ra và đạt được các mục tiêu đã đặt ra.
Đối với nhân viên:
KPI giúp các nhân viên hiểu được mục tiêu đề ra và hiệu quả công việc so với mục tiêu đã đề ra.
Giúp tạo ra động lực trong quá trình làm việc, từ đó thực hiện tốt mục tiêu đề ra.
Giúp phát hiện nhanh các điểm lỗi nếu xảy ra tình trạng chậm tiến độ cũng như tìm ra phương án để cải thiện tình trạng đó.
Đối với doanh nghiệp:
.jpg)
Mặc dù đều hiểu rõ KPI là gì, vai trò của KPI ra sao đối với sự phát triển của doanh nghiệp nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đạt được mức KPI đã đặt ra. Vậy lý do nằm ở đâu? Dưới đây là một số vấn đề mà các doanh nghiệp hay gặp phải khi triển khai thực hiện chiến lược KPI.
Việc thiết lập các mục tiêu không phù hợp, thiếu sự rõ ràng và không đủ thông minh.
Sự đồng thuận trong việc thực hiện KPI trong toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp chưa tốt do chưa được truyền thông đủ rộng rãi, hệ thống. Trước khi xây dựng và đưa vào triển khai, doanh nghiệp cần thực hiện độ phủ truyền thông về vấn đề KPI là gì, vai trò cũng như cách triển khai cho toàn bộ nhân viên.
Đặt mục tiêu KPI quá cao, xa rời thực tế cũng như khả năng của doanh nghiệp.
Người quản lý KPI hoặc chưa đủ trình độ, năng lực để giám sát, cảnh báo khi hệ thống KPI biểu hiện những tồn tại, trục trặc.
Hệ thống mục tiêu không được thể hiện rõ ràng do quy trình xây dựng, thiết kế mục tiêu KPI rườm rà.
Xây dựng KPI quá cao so với trình độ năng lực thực tế của đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp.
Việc xây dựng hệ thống KPI đòi hỏi sự đồng bộ, rõ ràng, thực tế. Nếu việc xây dựng KPI chỉ cần mắc phải một trong những điểm trên là có thể dẫn tới việc thực thi trở nên khó khăn, không hiệu quả. Vì vậy, khi xây dựng và triển khai áp dụng hệ thống KPI, doanh nghiệp cần đảm bảo tất cả những yếu tố trên. Nói cách khác, doanh nghiệp cần có đầy đủ những năng lực, nền tảng cơ bản một cách tổng thể trên toàn hệ thống.
Trong các phần trên, bạn đã hiểu KPI là gì, vai trò cũng như lý do tại sao nhiều doanh nghiệp không đạt hệ thống KPI đặt ra. Trong phần này, chúng tôi sẽ chia sẻ về cách xây dựng và triển khai hệ thống KPI cho doanh nghiệp.
Để việc xây dựng, triển khai thực hiện hệ thống KPI được đảm bảo khả thi, các doanh nghiệp nên đi theo 4 bước sau đây:
Để xác định được bộ phận xây dựng hệ thống KPI, doanh nghiệp có thể làm theo 2 phương pháp:
Có 2 phương pháp chính gồm: KPI do người đứng đầu bộ phận/phòng/ban xây dựng và KPI do đội ngũ quản lý cấp cao xây dựng
Từng bộ phận/phòng/ban tự xây dựng KPI cho các vị trí trong chính bộ phận/phòng/ban của mình. Theo đó, người đứng đầu của bộ phận/phòng/ban sẽ là người trực tiếp xây dựng ra hệ thống KPI.
Phương pháp này có ưu điểm là hệ thống KPI được xây dựng có tính khả thi cao bởi họ là những người nắm bắt sâu sát nhất các vị trí và yêu cầu của từng vị trí.
Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là mức độ đặt ra KPI có thể quá thấp hoặc thiếu tính khách quan. Vì vậy, nếu sử dụng phương pháp này, bộ phận quản lý cấp cao hơn cần có sự đánh giá, kiểm định KPI đã được người đứng đầu bộ phận/phòng/ban xây dựng.
Ở phương pháp này, đội ngũ quản lý cấp cao của doanh nghiệp sẽ trực tiếp xây dựng ra hệ thống KPI cho từng bộ phận/phòng/ban. So với phương pháp trên, phương pháp xây dựng KPI này có ưu điểm là có thể đảm bảo được tính khoa học, khách quan hơn.
Tuy nhiên, về nhược điểm, KPI được xây dựng bằng phương pháp này có thể không đúng chức năng, nhiệm vụ, thiếu thực tế, ảnh hưởng tới hiệu quả của quá trình thực thi.
Để vấn đề này được khắc phục, sau khi được xây dựng bởi đội ngũ quản lý cấp cao, hệ thống KPI cần được các bộ phận/phòng/ban chức năng thẩm định, đánh giá.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận/phòng/ban, hệ thống KPI sẽ được xây dựng chi tiết đảm bảo tuân thủ chỉ số chung mang đặc trưng của bộ phận đó. Cũng thông qua đó, hệ thống chỉ số KPI đối với từng vị trí chức danh sẽ được xác định rõ.
Đối với KPI cho từng vị trí chức danh, khi xây dựng cần đảm bảo bám sát mô tả công việc, các tiêu chí SMART. Thêm nữa, việc đánh giá KPI cũng cần được thực hiện định kỳ theo tháng, quý, năm.
.jpg)
Đây là bước tiếp theo sau khi xây dựng được hệ thống KPI cho từng bộ phận/phòng/ban và từng vị trí công việc cụ thể. Điều này sẽ tạo ra “cánh tay đắc lực” trong quản trị nhân lực cũng như hiệu suất công việc của các nhân lực.
Về cơ bản, bất kể là đầu mục công việc nào đều có thể phân chia hệ thống KPI thành 3 nhóm chính gồm:
Nhóm A: Thời gian thực thi nhiều, gây ảnh hưởng tới mục tiêu chung
Nhóm B: Thời gian thực thi ít, gây ảnh hưởng nhiều tới mục tiêu chung hoặc có thể là thời gian thực hiện nhiều, gây ảnh hưởng ít tới mục tiêu chung.
Nhóm C: Thời gian thực hiện ít, gây ảnh hưởng ít tới mục tiêu chung.
Tùy thuộc vào độ quan trọng, mỗi nhóm KPI sẽ sở hữu trọng số khác nhau.
Khi xây dựng hệ thống KPI, bộ phận xây dựng hệ thống sẽ xác định rõ mức lương thưởng tương ứng với từng mức độ hoàn thành KPI. Việc này có thể được quy định rõ bởi lãnh đạo các cấp trong doanh nghiệp, người đứng đầu các bộ phận/phòng/ban hoặc do nhân viên tự thống nhất.
Khi thực hiện hệ thống KPI, ở cuối mỗi kỳ đánh giá định kỳ, doanh nghiệp sẽ có buổi nghiệm thu kết quả công việc. Trên cơ sở này, người có trách nhiệm sẽ đánh giá hiệu quả thực thi và xác định mức lương thưởng rõ ràng đối với từng vị trí.
Theo thời gian, hệ thống KPI có thể phát sinh những thiếu sót, không phù hợp; vì vậy, doanh nghiệp có thể điều chỉnh để tối ưu hiệu quả của hệ thống này.
Tuy nhiên, thời gian để phát hiện ra những thiếu sót, không phù hợp và tối ưu hệ thống KPI cũng cần ít nhất một năm.
.jpg)
Doanh nghiệp cần thiết lập một số ngữ cảnh chuẩn của chỉ tiêu trước khi xây dựng hệ thống KPI để những người thực hiện có thể hình dung rõ ràng về từng chỉ tiêu; từ đó thực thi hiệu quả hơn.
Chọn một mốc so sánh ngầm định nào đó khi gọi tên chỉ tiêu cũng như chỉ số đo lường KPI. Đó có thể là tăng trưởng hàng năm hoặc trung bình ngành… và KPI của doanh nghiệp là đạt tỉ lệ bao nhiêu phần trăm so với tăng trưởng năm hoặc trung bình ngành.
Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về KPI. Thông qua bài viết, bạn đã hiểu được KPI là gì, vai trò, cách xây dựng và triển khai hệ thống KPI cũng như một số vấn đề liên quan. Hy vọng đây sẽ là những thông tin hữu ích dành cho bạn đọc đang có nhu cầu tìm hiểu về vấn đề này.
.jpg "Idol Là Gì"){kind=avatar}
