Sku là gì?

Sku là một loại mã của sản phẩm sử dụng rất phổ biến trên thế giới giúp cho bạn có thể quản lý kho hàng và dễ dàng theo dõi hàng hóa hơn. Trong bài viết ngày hôm nay mình sẽ giới thiệu chi tiết cho các bạn hiểu được Sku là gì? Và những điều cần biết xung quanh loại mã này. Cùng theo dõi ngay thôi.

Sku là gì?

Sku là gì? Sku là từ viết tắt của từ tiếng Anh là Stock Keeping Unit có nghĩa là “Đơn vị lưu kho”. Đây là một loại mã sản phẩm được quy ước để phân loại mặt hàng để bán như các thông số, thuộc tính của sản phẩm, từ đó giúp cho bạn có thể phân biệt được với các sản phẩm khác, có thể sử dụng nó để dễ dàng tìm kiếm và xác định sản phẩm trong tay từ danh sách, hóa đơn hoặc các biểu mẫu đặt hàng.

Đối với một sản phẩm thì những thuộc tính có thể dùng để đặt cho mã SKU là: loại sản phẩm, nhà sản xuất, mô tả, kích thước, màu sắc, vật liệu, bao bì, và các chính sách bảo hành. Do đó, mã SKU là 1 yếu tố rất quan trọng trong việc quản lý hàng hóa và quản lý tồn kho.

Khi được truy cập tại điểm bán hàng (POS) hoặc hệ thống kế toán thì Sku là một chuỗi các số theo dõi thông tin duy nhất và có liên quan đến sản phẩm. Không giống như mã sản phẩm toàn cầu (UPC), Sku không phổ biến và mỗi nhà bán lẻ có bộ SKU riêng cho hàng hóa của mình.

Thông thường, SKU sẽ được chia thành các phân loại và danh mục. Nhiều nhà bán lẻ thường sử dụng chuỗi số tiếp theo trong SKU để nhóm các sản phẩm lại với nhau và phân tích. Ví dụ, 29-10xxx là lò gas và 29-20xxx là lò nướng điện. Số tiếp theo có thể là chỉ báo màu như: 25-1001x là lò trắng và 25-1002x là lò đen.

Vai trò của mã SKU sản phẩm

Sku được đánh giá là cần thiết hơn cả Barcode (mã vạch) trong việc kiểm soát kho hàng nội bộ. Không phải ngẫu nhiên mà mã Sku là trường thông tin bắt buộc khi thêm 1 sản phẩm trên Sapo và mã SKU cũng không phải là 1 dãy ký tự vô nghĩa mà nó 1 yếu tố rất quan trọng trong việc quản lý hàng hóa và quản lý tồn kho bởi:

- Mỗi mã Sku đều có những ký hiệu riêng biệt thường bao gồm cả chữ và số cho mỗi danh mục sản phẩm khác nhau. Do đó, khi nhìn vào Sku là bạn có thể nhận biết được sản phẩm thông qua các ký tự quy ước từ trước mà không cần phải quét mã vạch của sản phẩm để tìm kiếm.

- Bạn cũng không bị giới hạn về số lượng Sku, do đó nếu như bạn có danh mục hàng hóa “đồ sộ” thì cũng không cần quá lo lắng nhé.

- Mỗi một sản phẩm sẽ có một mã Sku khác nhau để phân biệt các sản phẩm với nhau.

- Mã SKU cũng giúp bạn có thể phân biệt được cùng 1 mặt hàng giữa các kho khác nhau.

- Bằng việc quản lý hàng hóa bằng mã Sku bạn sẽ hạn chế được tình trạng hết hàng trong kho hoặc thất thoát hàng trong quá trình quản lý tồn kho

- Khi bán hàng đa kênh thì mã Sku là một điểm để liên kết sản phẩm giữa các kênh.

- Việc quản lý hàng hóa bằng mã Sku là cách quản lý hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất cho các shop và các doanh nghiệp vì nó sẽ không cần đầu tư cho phần cứng

- Với một hệ thống Sku được sắp xếp khoa học và chuyên nghiệp thì sẽ giúp cho các dịch vụ khách hàng và nhiệm vụ thanh toán trơn tru, chính xác hơn.

- Đặc biệt, với việc theo dõi sản phẩm bằng mã SKU sẽ giúp xác định được yếu tố sản phẩm nào là người bán hàng tốt và những sản phẩm nào kém hiệu quả. Từ đó giúp cho bạn xác định được các luồng lợi nhuận chính và cũng giúp cho bạn có thể đưa ra các quyết định sản phẩm chiến lược để phát triển doanh nghiệp của mình.

Cách đặt mã Sku để quản lý hàng hóa hiệu quả

Có thể thấy rằng mã Sku là rất cần thiết trong việc bán hàng và quản lý hàng hóa. Vậy bạn đã biết cách đặt mã SKu sao cho quản lý hàng hóa hiệu quả nhất chưa? Nếu chưa thì theo dõi ngay phần này để được hướng dẫn cụ thể nhé.

Cách đặt mã SKU cũng không quá phức tạp, bạn chỉ cần sử dụng các chữ cái hoặc số để quy ước cho những thông tin mà bạn muốn đưa vào mã SKU. Một mã Sku nên gồm những thành phần sau đây:

- Tên nhà sản xuất (hay là tên thương hiệu)

- Mô tả sản phẩm: bạn có thể giới thiệu ngắn gọn về chất liệu sản phẩm (cotton, kaki, lụa, gấm…); hình dáng sản phẩm (dài, ngắn, tròn, vuông…)

- Ngày mua hàng: bao gồm các số ngày, tháng, năm (lưu ý: chỉ nên dùng 2 số cuối)

- Kho lưu trữ: Nếu như đơn vị của bạn có nhiều kho hàng thì bạn nên tạo ký hiệu riêng cho từng kho theo từng khu vực như: khu vực thành phố Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh… hay đặt theo quận, huyện.

- Kích thước sản phẩm

- Màu sắc sản phẩm

- Trạng thái sản phẩm: sản phẩm là hàng mới hay đã qua sử dụng.

Kết hợp tất cả những yếu tố nêu trên lại với nhau, bạn sẽ đặt được mã Sku cho món hàng theo mục lục một cách dễ dàng phải không nào. Tuy nhiên, tùy theo từng lĩnh vực cũng như cách thức quản lý kho, cách thức tổ chức xây dựng doanh nghiệp mà bạn có thể thiết kế Sku sao cho phù hợp nhất. Khi hàng hóa được mã hóa theo Sku thì chắc chắn sẽ giúp cho việc quản lý kho hàng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Lưu ý: Khi đặt mã Sku bạn nên đặt các trường thông tin trên theo một thứ tự nhất quán. Mặc dù độ dài Sku là không giới hạn nhưng tốt nhất bạn nên để ngắn gọn, sắp xếp sao cho dễ hiểu và dễ nhớ nhất. Và nên kết hợp sử dụng cả phần chữ và phần số để dễ dàng phân tách giữa các trường thông tin.

Sau đây là một ví dụ về mã Sku để bạn có thể dễ dàng hình dung về cách đặt mã Sku hơn: ZACOTVX71115HN_SXA. Khi nhìn vào mã Sku này người quy ước có thể hiểu ZA là tên thương hiệu của sản phẩm, COTVX là mô tả sản phẩm, 71115 là thời gian nhập sản phẩm, HN là kho chi nhánh của sản phẩm, S là kích cỡ của sản phẩm và XA là màu sắc sản phẩm

Một số lưu ý về cách đặt mã Sku sao cho hiệu quả

Mặc dù cách đặt mã Sku rất đơn giản và có thể tùy ý của bạn, thế nhưng để mã Sku hiệu quả nhất thì bạn cần lưu ý một số điều sau đây:

Nên tạo mã Sku của riêng bạn

Khi bạn thêm một sản phẩm mới trên Sapo thì Sapo sẽ tự sinh ra mã Sku cho sản phẩm của bạn thế nhưng tốt nhất bạn nên tự đặt mã Sku. Nhiều trường hợp các chủ shop ngại đặt mã Sku hoặc chỉ thêm bớt một số tiền tố, hậu tố hoặc dùng luôn mã Sku của nhà cung cấp. Thế nhưng mã Sku là một loại mã nội bộ, do đó hãy tạo ra mã Sku cho riêng đơn vị của mình để có thể dễ dàng quản lý hàng hóa hơn.

Đừng tham lam nhồi nhét quá nhiều thông tin

Mã Sku là một biểu thị thông tin về sản phẩm và nó không giới hạn ký tư. Thế nhưng không có nghĩa là bạn cố nhồi nhét đủ thứ thông tin vào Sku. Bạn nên cân nhắc những thông tin quan trọng nhất mà có thể phân biệt được các sản phẩm với nhau để cho vào mã Sku. Nếu như bạn không muốn sinh ra những dòng mã dài dằng dặc khó nhớ thì hãy chọn các cách tối ưu nhất số ký tự cho mã Sku.

Lưu ý đến cách biểu diễn

Màu sắc, kích thước, loại và các đặc điểm của sản phẩm là những đặc tính cần thiết để kết hợp với Sku xác định rõ một sản phẩm. Bởi vì những vai trò rất quan trọng này mà bạn nên tránh dùng biểu tượng số để biểu tượng cho một ý nghĩa nào đó.

Ví dụ như: Bạn quy ước màu đỏ là 1, màu vàng là 11, màu tím là 12,.. thoạt đầu nhìn có vẻ rất gọn gàng. Thế nhưng mình tin chắc rằng chỉ sau một thời gian thì khi nhìn lại bạn sẽ thấy đó là một chuỗi số liệu rối rắm, khó nhớ và sẽ quên mất ý nghĩa mà mình đặt là gì.

Bởi Sku một cách để bạn có thể ghi lại các thông tin quan trọng của sản phẩm nên hãy càng đơn giản các ký tự càng tốt và có hiệu quả hơn về lâu về dài.

Sắp xếp các trường thông tin trong mã SKU

Nhiều bạn khi đặt mã Sku thường thắc mắc là làm thế nào để biết được nên đưa những thông tin gì vào mã Sku? Và nên sắp xếp các ký tự thông tin như thế nào cho dễ nhớ? Thực ra cách đặt mã Sku cũng đơn giản thôi, cách thức cũng giống như khi bạn phân loại sản phẩm vậy.

Bạn có thẻ tuân thủ theo quy tắc đối với công ty có nhiều mặt hàng khác nhau đặt danh mục từ lớn đến đến nhỏ thì khi nhìn vào bất cứ mã Sku nào bạn cũng sẽ nhanh chóng định danh được sản phẩm. Ngoài ra, bạn cũng cần xác định được thuộc tính quan trọng nhất dùng để phân biệt nó với các sản phẩm cùng loại. Ví dụ như công ty bạn có rất nhiều mặt hàng áo hồng với các size khác nhau thì việc xác định size số sẽ giúp cho bạn có thể thu hẹp được phạm vi tìm kiếm sản phẩm nhanh chóng. Sau khi bạn đã tìm ra được đặc tính quan trọng nhất thì mới đối chiếu đến những đặc tính tiếp theo để tìm ra sản phẩm một cách chính xác nhất.

Ví dụ như bạn có 1 sản phẩm là máy tính PC thì bạn hãy bắt đầu bằng danh mục sản phẩm là “Đồ điện tử” có ký hiệu là E. Tiếp đó là đến loại sản phẩm là “máy tính PC” ký hiệu là B. Sau đó là đến thương hiệu sản phẩm ví dụ là máy tính HC thì bạn ký hiệu là HC, tiếp đó đến kích thước màn hình là 14 thì bạn ký hiệu là 14, cuối cùng là core i3 ký hiệu là i3… Cuối cùng bạn sẽ có mã SKU cho sản phẩm Máy tính để bàn HC, 14” core i3 là: EBHC14i3.

Lưu ý Font chữ và ký tự

Điều này nghe có vẻ đơn giản nhưng bạn cũng cần lưu ý một số điều sau đây để tránh những rắc rối không đáng có có thể xảy ra. Trong chuỗi ký tự mã SKU thì bạn nên tránh sử dụng các chữ hay số dễ gây nhầm lẫn.

Ví dụ: hãy luôn tránh xa chữ O bởi đôi khi bạn sẽ không phân biệt được đó là chữ o viết hoa hay là số 0, hay chữ I với l không phân biệt chữ i viết hoa hay chữ l viết thường hay là một ngày nào đó.

Nếu như bạn bắt buộc phải sử dụng những ký tự này thì bạn có thể quy định là chỉ sử dụng chữ viết hoa trong mã SKU và phần chữ và phần số nên được phân cách rõ ràng. Ví dụ như: Thay vì bạn đặt mã SKU là EBHC019 thì bạn có thể đặt là EBHC-019, như vậy bạn sẽ biết được đó là số 0 chứ không phải chữ O.

Ngoài ra, khi đặt mã Sku bạn cũng nên tránh sử dụng các ký tự đặc biệt như “/”, “&”, “@”, “#”,… Bởi những ký tự đặc biệt sẽ làm cho người dùng thấy khó hiểu và nó cũng có thể gây ra những lỗi định dạng khi quản lý hàng hóa bằng phần mềm hoặc bằng file. Bạn cũng không nên bắt đầu mã Sku bằng số 0 bởi khi quản lý bằng file excel thì nó có thể bị mất số 0 đứng đầu nếu như bạn không để ý định dạng lại.

Sử dụng phần mềm để quản lý kho hàng hóa bằng mã Sku

Bạn có thể quản lý mã Sku của hàng hóa bằng file excel, Word hay bằng Google Sheets… Thế nhưng cách quản lý này quá thủ công và khiến cho bạn rất mất thời gian cũng như làm cho bạn dễ bị nhầm lẫn và khó bao quát trong việc quản lý hàng hóa nếu như kho hàng hóa của bạn quá lớn.

Khi đó bạn nên sử dụng một phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp sẽ giúp cho bạn có thể quản lý sản phẩm bằng mã SKU hiệu quả hơn. Bằng việc sử dụng phần mềm quản lý kho hàng, bạn không những quản lý được thông tin sản phẩm bằng mã SKU mà còn có thể quản lý giá, quản lý tồn kho hiệu quả nữa đó.

Trên đây mình đã giới thiệu đến bạn Sku là gì? Và những điều cần biết về Sku trong việc quản lý kho hàng. Có thể thấy rằng mã Sku trên sản phẩm sẽ giúp cho các đơn vị có thể tối ưu hóa được việc kiểm soát kho hàng nội bộ được tốt hơn. Hy vọng thông qua bài viết này bạn có thể áp dụng và đặt được mã Sku cho sản phẩm sao cho hiệu quả nhất. Cảm ơn đã quan tâm theo dõi bài viết của chúng tôi.

giỏ hàng dbk 0 (0) sản phẩm.
DBK VIỆT NAM, https://dbk.vn/sku-la-gi.html,
21/15 đường số 17
Thu Đuc, HCM, 700000
Việt Nam
+84919219111