Tách Tên Trong Excel

Trong lúc nhập dữ liệu bạn lỡ nhập cả họ và tên của mọi người trong cùng một ô nhưng sau đó lại cần tách riêng họ về tên ra thành 2 cột khác nhau để phục vụ mục đích nào đó. Dưới đây là một số cách giúp bạn tách tên trong excel.

Tách Tên Trong Excel Thành Cột Họ Và Tên

Đây là cách tách tên khá nhanh, với cách này bạn sử dụng hộp thoại Replace để phục vụ cho mục đích tách tên và họ riêng. 

Bước 1: Nhập công thức =TRIM(B3) > Enter tại ô C3, sau đó thực hiện kéo công thức xuống hết ô C7. Ta tiến hành công thức này nhằm mục đích xóa dấu cách thừa trong họ và tên ban đầu nếu có.

Bước 2: Xong bước đầu tiên dĩ nhiên bạn phải tạo hai cột họ và tên và cột tên riêng để chứa dữ liệu sau khi tách. Tiếp theo bạn hãy sao chép cột họ và tên sang cột tên. Bôi đen cột họ và tên, có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl+C để sao chép sau đó sử dụng tổ hợp phím Ctrl+V để dán vào cột tên.

Bước 3: Bây giờ ta tiến hành tách tên trong cột tên. Ta chọn và bôi đen dữ liệu trong cột tên sau đó tại thẻ Home chúng ta chọn Find&Select rồi chọn Replace để mở hộp thoại Find and Replace. Bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại này. 

Bước 4: Trong hộp thoại Find and Replace bạn ấn nhập * (dấu sao và phím cách) vào ô Find what. Tiếp đó nhấn Replace All để giúp bạn tách tên.Sau khi hoàn thành bước này bạn sẽ nhận được một thông báo nhỏ từ Microsoft Excel. Bạn nhấn OK để hoàn tất 

Bước 5: Nhập công thức =LEFT(B3,LEN(B3)-LEN(D3)) tại ô C3. Bạn đang tiến hành thay ô B3 bằng ô chứa họ và tên ban đầu và ô đầu tiên chứa tên vừa tách là ô D3. Trong công thức trên thì:

  • Hàm cắt chuỗi từ trái qua là Left với cú pháp =LEFT tức là ô sẽ chứa chuỗi cần cắt từ trái qua và số ký tự sẽ cắt.

  • Hàm lấy độ dài của chuỗi là Len với cú pháp =LEN tức là ô chứa chuỗi cần lấy độ dài.

Bước 6: Tiến hành kéo công thức từ ô C3 xuống hết các ô còn lại. 

Nếu bạn bị lỗi trong bước không lọc được họ và tên thì cần kiểm tra lại cột họ và tên nhập ban đầu đảm bảo chắc chắn là tên nhập vào không có ký tự lạ như dấu phẩy, dấu chấm, dấu chấm phẩy,... và đảm bảo đã xóa dấu cách thừa có lẫn trong tên.

Tách Tên Trong Excel Bằng Cách Kết Hợp Nhiều Hàm

Ta tiếp tục sử dụng mẫu bảng như bước trên nên bạn có thể theo dõi bảng trên nhá

Bước 1: Tiến hành nhập công thức: =RIGHT(B3,LEN(B3)-FIND("@",SUBSTITUTE(B3,"","@",LEN(B3)-LEN(SUBSTITUTE(B3," ","")))))tại ô D3. Bạn có thể copy nguyên công thức trên thay ô B3 của mình bằng ô chứa họ và tên bạn cần tách dán vào nếu bạn không rành các công thức trong excel nhé. 

Bước 2: Tiến hành kéo công thức xuống các ô còn lại tại cột D3

Bước 3: Bước này ta tiến hành bôi đen để chọn toàn bộ phần họ và tên trong cột D sau đó nhập công thức: =LEFT(B3,LEN(B3)-LEN(D3)) vào ô C3 và lại tiến hành kéo xuống hết các ô trong cột C3 để hoàn thành họ và tên.

Nếu sau khi tách xong họ và tên mà bạn muốn xóa cột B đi thì tiến hành bôi đen từ C2 đến hết D5 sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + C rồi tổ hợp phím Ctrl+V để copy và dán. Nhấn tiếp V hoặc chọn biểu tượng bảng có số 123 để chỉ dán giá trị của cột Họ và cột Tên, lúc này bạn có thể xóa cột B được rồi.

Sử Dụng Lệnh Text To Columns Tách Tên Trong Excel

Những câu lệnh dài và phức tạp có kẽ là ác mộng đối với nhiều người và chẩ muốn nhớ và có thể không nhớ nổi chúng. Hiểu được tâm lý này, nhiều nhà quản trị mạng đã tạo ra các  lệnh tự động để tách thông tin họ và tên dễ dàng hơn. 

Trước tiên hãy bôi đen cột thông tin cần tách họ và tên, sau đó tiến hành chọn tab Data. Sau đó chọn Text to Columns và tiến hành lần lượt theo các bước sau.

Bước 1: Bạn chọn ô Delimited rồi chọn Next

Bước 2: Chọn space chứ không chọn Tab như ban đầu.

Bước 3: Thay vì để chế độ là General như trước ta chọn Text. Trong phần Destination sẽ chứa thông tin sau khi tách ra, tức là cột Họ muốn tách ra. Sau khi nhập xong ta ấn Finish.

Một nhược điểm khi áp dụng công thức này đó là đối với những tên dài ( những tên mà có từ 3 chữ trở lên ) thì sẽ chỉ lấy được Họ và Tên theo 2 chữ đầu mà thôi. Ví dụ như đối với tên Việt Nam theo kiểu như Nguyễn Văn A thì phần tên tức là A sẽ bị tách riêng ra thành một cột khác. 

Tách Tên Trong Excel Sử Dụng Vba

Ta tiến hành theo lần lượt các bước sau.

Bước 1: Chọn tab  Developer sau đó chọn Visual Basic. Hoặc nhanh hơn bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Alt + F11 để có thể mở cửa sổ Microsoft Visual Basic.

Bước 2: Vào Insert chọn Module để có thể mở cửa sổ nhập code.

Bước 3: Bạn có thể sao chép đoạn code dưới đây và dán vào cửa sổ nhập code khi nãy bạn đã mở.

  • Private Function TACH(ten As String, lg As Integer)
  • Dim j As Integer
  • Name = Trim(ten)
  • For j = Len(Name) To 1 Step -1
  • If Mid(Name, j, 1) = " " Then
  • If lg = "1" Then
  • TACH = Right(Name, Len(Name) - j)
  • Else
  • TACH = Left(Name, j)
  • End If
  • Exit For
  • End If
  • Next
  • End Function

Bước 4: Nhấn Ctrl + S hoặc nhấn biểu tượng Save để lưu file code. Sau đó sẽ xuất hiện hộp thoại thông báo thì bạn ấn Yes để lưu file.

Bước 5: Quay lại bảng tính Excel và tạo thêm cột chứa Họ tên đệm và cột Tên để chưa tên sau khi tách như sau. 

Bước 6: Sau khi thực hiện xong bước 5 thì tiến hành đặt con trỏ chuột tại ô mới trong cột Họ tên đệm và nhập công thức =TACH(C5;0). Trong đó C5 là ô họ và tên đầy đủ, sau khi nhập xong ấn Enter. Bạn sao chép công thức xuống các ô còn lại, và các bạn sẽ hoàn thành việc tách tên. 

Trên đây là những cách tách tên trong excel đơn giản mà bạn có thể áp dụng để có thể tách được tên như mong muốn mà không phải dùng đến phần mềm hỗ trợ thứ 3. 

DBK VIỆT NAM, https://dbk.vn/tach-ten-trong-excel.html,
21/15 đường số 17
Thu Đuc, HCM, 700000
Việt Nam
+84919219111