Máy in hóa đơn

Máy in hóa đơn là gì?

Ưu điểm và nhược điểm của máy in hóa đơn

Ưu điểm của máy in Bill

• Không giống như các loại máy in kim hoặc máy in tại các văn phòng, máy in hóa đơn có tốc độ in rất nhanh. Theo đó, tốc độ in nhanh nhất của loại máy in này là 300mm/s.
• Độ êm lớn, không gây ra tiếng ồn là ưu điểm thứ 2 của thiết bị máy in này. So với các loại máy in khác như: máy in văn phòng, máy in kim thì đây thật sự là một ưu điểm lớn. Lý do là bởi sự khác nhau về công nghệ in. Nếu máy in kim sử dụng công nghệ in kim gây ra tiếng ồn lớn thì máy in dạng này lại sử dụng công nghệ in nhiệt - một công nghệ in hạn chế tiếng ồn.
• Xét về mặt thiết kế, máy in Bill rất nhỏ gọn, dễ dàng cầm nắm chỉ trong 1 bàn tay. So với nhưng chiếc máy in văn phòng đồ sộ thì đây thiết kế của chiếc máy in này là sự cải tiến lớn và được đánh giá rất cao bởi khả năng tiết kiệm diện tích, tính tiện lợi khi di chuyển.

Nhược điểm

• Khả năng lưu giữ thông tin trên hóa đơn sau khi đã in ra rất hạn chế. Nếu các bản in từ máy in kim có thể lưu giữ gần như trọn đời thì hóa đơn được in ra từ máy in Bill lại không giữ được lâu. Trên thực tế, chỉ khoảng 2 tháng, mực in trên hóa đơn sẽ bị bay màu mực nên hóa đơn này chỉ có thể sử dụng trong một thời gian ngắn và không thể lưu trữ được trong thời gian dài.
• Bộ hộp mực của máy in hóa đơn thường ít nên chỉ có thể in khoảng 30 - 50 trang màu hoặc 100 trang đen trắng là phải thay mực. Thêm vào đó, giá mực khá cao, nhanh khô.

Máy in hóa đơn, máy in Bill có những lợi ích gì?

Cho khách hàng thấy sự hiện đại, chuyên nghiệp

Hóa đơn được in từ máy in Bill sẽ cho khách hàng thấy sự hiệu quả, rõ ràng, chuyên nghiệp, hiện đại của cửa hàng.

Tạo ra sự tin tưởng từ phía khách hàng

Khách hàng thường có thói quen kiểm tra lại giá cả, con số trên hóa đơn để kiểm tra độ chính xác. In hóa đơn bằng máy in Bill sẽ giúp hạn chế tối đa sự nhầm lẫn, sai sót về số lượng, giá cả sản phẩm so với hóa đơn viết tay. Đây chính là cơ sở tạo nên sự tin tưởng, hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ bán hàng của cửa hàng.

Thất thoát được hạn chế tối đa

Đây là một trong những công cụ hữu ích để bạn có thể quan sát và kiểm soát hoạt động bán hàng của nhân viên. Với các hóa đơn đã được in ra, bạn sẽ dễ dàng kiểm tra được loại sản phẩm bán ra, giá cả bao nhiêu, số lượng bao bao nhiêu,… Do đó, hạn chế tối đa việc gian lận của một số nhân viên như không xuất hóa đơn dù đã thu tiền của khách hàng.

Trường hợp phát hiện sai sót sẽ dễ dàng kiểm tra hơn

Trong khi bán hàng, việc khách hàng có những khiếu nại, đổi trả là hoàn toàn có thể xảy ra. Trường hợp khách hàng có những khiếu nại hay mong muốn đổi/trả sản phẩm, bạn chỉ cần thực hiện thao tác đối chiếu giữa hóa đơn bán hàng đã xuất ra và thông tin đã được lưu lại trên máy tính thông qua phần mềm bán hàng đã được kết nối.

Lúc này, hóa đơn in từ máy in hóa đơn sẽ giúp cửa hàng xử lý được các vấn đề mà khách hàng mong muốn một cách nhanh chóng, chính xác. Điều này cũng góp phần mang tới sự hài lòng cho khách hàng về dịch vụ tại cửa hàng của bạn.

Là cách quảng cáo miễn phí hiệu quả cho cửa hàng

Trên tất cả các hóa đơn in từ máy in hóa đơn, máy in Bill, toàn bộ thông tin về cửa hàng như: tên cửa hàng, số điện thoại, địa chỉ, Facebook, Instagram, Zalo… sẽ được xuất ra đầy đủ. Do đó, khách hàng đã mua hàng sẽ tiếp nhận được các thông tin này sau khi đã mua hàng. Thậm chí, những thông tin này có thể tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng thông qua chính những khách hàng đã tới mua tại cửa hàng trước đó.

Có mấy loại máy in hóa đơn, máy in Bill?

• Máy in loại k80 nghĩa là hóa đơn in ra sẽ có độ rộng là 80mm. Các dòng máy in này có giá khoảng 2,6 triệu/chiếc.
• Máy in k57 nghĩa là hóa đơn in ra sẽ có độ rộng là 57mm. Các dòng máy in này có giá khoảng 1,1 triệu đồng/chiếc.

Tiêu chí chọn lựa máy in hóa đơn, máy in Bill hợp lý

Công nghệ của máy in

Bạn nên chọn loại máy in nhiệt bởi đây là dòng máy được đánh giá cao về sự đa dạng mẫu mã, in sắc nét, độ phân giải cao nên thông tin hiển thị rất rõ ràng.

Thương hiệu uy tín

Bạn có thể chọn những dòng máy in của các thương hiệu lớn, nổi tiếng, quen thuộc và nhận được nhiều sự quan tâm, chọn lựa của khách hàng. Hiện nay, trên thị trường có khá nhiều thương hiệu máy in Bill như: máy in Xprinter, Epson, Xpos, Bixolon, Antech, máy in nhiệt Epson, ATP, Citizen,... Đây là những dòng máy in hóa đơn khá hiện đại, tích hợp nhiều tính năng nhằm hỗ trợ tối đa cho người dùng.

Các yếu tố kỹ thuật

Bạn nên chọn những loại máy in có khả năng kết nối mạng LAN, USB… bởi chúng có khả năng linh hoạt trong việc kết nối với các loại máy tính thuộc nhiều thương hiệu khác nhau. Bạn nên chọn các loại máy in có tốc độ in nhanh nếu cửa hàng của bạn có nhu cầu sử dụng với tần suất liên tục. Việc chọn các loại máy in này sẽ giúp tiết kiệm tối đa thời gian, phục vụ khách hàng nhanh chóng hơn. Khi mua máy in, bạn cũng nên kiểm tra độ sắc nét, tốc độ in bằng cách thử in trước khi quyết định mua.

Cách sử dụng máy in hóa đơn, máy in Bill

Cách cài đặt máy in sau khi mua

Trước tiên, bạn cần kết nối máy in với máy tính để có thể in được hóa đơn. Theo đó, các bước như sau:

• Bước 1: Start/Settings/Printers and Faxes.
• Bước 2: Tại hộp thoại Printer Tasks, bạn chọn Add a printer và chọn Next khi hộp thoại Add Printer Wizard xuất hiện.
• Bước 3: Chọn kiểu kết nối giữa máy tính và máy in

Local printer attached to this computer: Có nghĩa là máy tính được kết nối trực tiếp sang máy in. A network printer, or a printer attached to another computer: Nghĩa là máy tính và máy in được kết nối qua mạng LAN. Bạn cần thực hiện thao tác chọn Local printer attached to this computer/Automatically attached to this computer/Next

• Bước 4: Tiếp tục chọn Next rồi chọn cổng cổng LPT1 làm cổng cắm kết nối.
• Bước 5: Chọn Next. Tại tab Manufacturer, bạn chọn tên hãng sản xuất. Tại tab Printers, bạn chọn tên máy in.
• Bước 6: Bấm Next/Finish.

Nếu bạn thấy hộp thoại Do you want to use this printer as default printer xuất hiện, bạn chỉ cần bấm chọn Yes/Next để hoàn thành cài đặt. Nếu bạn thấy hộp thoại Do you want to print a test page xuất hiện, bạn cũng bấm chọn Yes/Next để hoàn thành cài đặt.

Nếu bạn dùng đĩa CD của máy in để cài thì bạn mở ổ CD trên máy tính và cho đĩa vào và thực hiện theo thao tác như sau: Chọn Have Disk/Install from Disk rồi tiến hành cài đặt máy in bằng cách chọn ổ đĩa có chứa phần mềm cài đặt của máy in. Tiếp đó bạn bấm OK/Next để hoàn thành cài đặt.

Cách chọn giấy cho máy in hóa đơn, máy in Bill

Để sử dụng máy in bền hơn, bạn nên chọn giấy in phù hợp. Không nên ham rẻ mà chọn các loại giấy rẻ, chất lượng kém. Bạn cũng không nên sử dụng loại giấy quá trắng. Sử dụng những loại giấy không phù hợp sẽ khiến cho đầu in nhiệt của máy bị mài mòn và dễ bị hỏng.

Giấy in chưa sử dụng tới cũng nên cất tại nơi khô ráo, đảm bảo giấy luôn giữ được chất lượng để in tốt hơn. Bên cạnh đó, máy in cũng cần đặt nơi cao ráo, không bị ẩm ướt, nơi có nguồn điện năng ổn định để đảm bảo máy hoạt động trơn tru, không xảy ra cháy nổ, hỏng hóc.

Định kỳ vệ sinh máy in

• Để đảm bảo tuổi thọ của máy in hóa đơn, máy in Bill, bạn cần tiến hành vệ sinh máy in định kỳ. Bạn có thể thực hiện các thao tác theo hướng dẫn dưới đây:
• Trước tiên ngắt toàn bộ kết nối nguồn điện cũng như kết nối giữa máy in và máy tính. Sau đó, để máy in nguội trong khoảng 5-10 phút.
• Lau thật nhẹ phần in nhiệt bằng bông gòn hoặc bông tẩy trang. Nếu lau mạnh rất dễ gây xước phần in nhiệt dẫn tới hóa đơn bị in sẽ mờ.
• Bên ngoài máy in, bạn sử dụng vải mềm hoặc khăn mềm khô để lau sạch. Tiếp tục để máy ổn định khoảng 5-10 phút trước khi kết nối lại nguồn điện cũng như kết nối với cổng máy tính và sử dụng.

Cách in hóa đơn trên máy in hóa đơn, máy in Bill

Trong phần này của bài viết, chúng tôi sẽ giới thiệu với các bạn thao tác in hóa đơn. Điều này sẽ tránh việc bạn bị lúng túng khi sử dụng lần đầu các loại máy in này.

Tại màn hình bán hàng

• “Bấm nút thanh toán”/bàn cần thanh toán
• Các món tương ứng cần thanh toán
• Đăng nhập tài khoản thanh toán hoặc tài khoản nhân viên.
• In hóa đơn bằng cách chọn “Đồng ý”.

Tại giao diện quản lý bán hàng

• In lại hóa đơn cũ bằng cách chọn “In phiếu”
• Phiếu bán hàng cần in
• Đăng nhập tài khoản in hóa đơn hoặc tài khoản nhân viên.
• Tiếp đó chọn “Danh sách phiếu thanh toán bán hàng” và chọn “In” để tiến hành in hóa đơn.

Một số loại máy in hóa đơn, máy in Bill phổ biến

Máy in hóa đơn, máy in Bill Dataprint KP-C7

Đây là chiếc máy in thuộc dòng k57, phù hợp với các cửa hàng nhỏ, lẻ. Loại máy này được đánh giá cao về đầu in cùng chế độ bảo hành lên đến 15 tháng. Giá tham khảo: Khoảng 1.100.000 đ/chiếc.

Máy in hóa đơn in Dataprint KP-C9 hoặc KP-C9F

Dataprint KP-C7 là chiếc máy in thuộc dòng k80, có thể thực hiện lệnh in từ nhiều máy tính khác do có khả năng kết nối với mạng LAN. Giá tham khảo: Khoảng 2.470.000 đ/chiếc.

Máy in hóa đơn P58B-U

Đây là dòng máy in hóa đơn mini thuộc dòng K57, phù hợp với các cửa hàng có diện tích nhỏ hẹp. Với trọng lượng chỉ 1kg cùng kích thước lần lượt theo chiều dài - chiều rộng - chiều cao là 210 x 135 x 126mm, P58B-U có thể đặt lên bàn dễ dàng, ít tốn diện tích. Ngoài ra, loại máy này còn giúp việc thanh toán tiện lợi, nhanh chóng hơn nhờ việc kết nối với ngăn kéo tiền. Giá tham khảo: Khoảng 1.050.000 vnđ/chiếc.

Máy in Bill PRP 085

Đây là loại máy in được sử dụng khá phổ biến trong hầu hết các quán cafe, cửa hàng bán lẻ, siêu thị,... Với khả năng kết nối cả cổng USB, máy bán hàng, máy tính tiền, máy tính, ngăn kéo chứa tiền mà loại máy in Bill này được đánh giá cao về độ linh hoạt và tiện lợi. Bên cạnh đó, loại máy này có phần dao cắt rất sắc bén giúp bạn có thể cắt nhiều hóa đơn với tần suất liên tục nhưng vẫn không bị cong, vênh, gây ảnh hưởng tới quá trình cắt hóa đơn sau đó.

Như vậy, trong bài viết này chúng tôi đã chia sẻ với bạn những thông tin liên quan tới máy in hóa đơn, máy in Bill. Mong rằng đây sẽ là những thông tin hữu ích để bạn có thể tham khảo và chọn lựa cho cửa hàng của mình những loại máy in phù hợp.